ПРАВИЛНИК
за приемане, поддържане, съхранение и ползване на данните от
Главната картотека на пещерите в България
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 1 Главната картотека на българските пещери (ГКПБ) е собственост на Българската федерация по спелеология (БФСп). Правата върху отделните документи в ГКПБ принадлежат на съответните им автори.
Чл. 2 ГКПБ е създадена, за да регистрира проучените на територията на страната пещери, да съхранява придобитата в следствие на проучванията графична и текстова информация и да бъде използвана за справочни, изследователски и други цели от членовете на организацията и външни потребители.
Чл. 3 Поддържането, съхранението и предоставянето на данни от ГКПБ се извършва от щатен или нещатен сътрудник на БФСп – наричан „Завеждащ главната картотека” (ЗГК). Лицето трябва да познава българския карст и пещери. Същият се назначава или избира с решение на УС на БФСп. ЗГК е на пряко подчинение на председателя и на щатния зам. председател на БФСп и се отчита пред УС и ОС.
Чл. 4 ЗГК има следните права и задължения:
1/ Да приема и обработва постъпилата информация и документация, като регистрира новопроучените обекти.
2/ Да отразява данните на проучените обекти в общ картотечен, районен и поселищен регистър (съобразено с районирането на карста по В. Попов).
3/ Да води списък на представените от пещерните клубове карти за календарната година.
4/ При настъпване на промени да актуализира данните в картотеката и всички регистри.
5/ Да изисква от приносителите на документацията спазването на стандартните изисквания за изчертаване на картите и съставянето на текстовата информация и да не регистрира материали, които не отговарят на тях.
6/Да приема актуализираните карти и документация, като те се прибавят към папката, без старите данни да се отстраняват от ГКП.
7/ Да организира съставянето на документация на известни, но нерегистрирани обекти.
8/ Да дава справки на колективните членове на федерацията чрез упълномощени от тях лица.
9/ ЗГК не може да дава регистрационни номера преди завеждането на картния материал и съпъстващата го документация в ГКП. С оглед на улесняването на изследователската дейност, всички открити пещерни обекти се маркират от откривателите им по подходящ начин и на видимо място както следва:
а/ когато обектът е открит, без да е започнало неговото проучване – с окръжност (○);
б/ когато обектът е в процес на проучване и картиране – с пресечена с една черта окръжност ( Æ);
в/ когато е изцяло проучен и картиран – с пресечена с две черти (кръстче) окръжност ( Ä) и съответният регистрационен номер издаден от ЗГК след завеждането на картната му документация.
10/ След съгласуване с Председателя на БФСп или упълномощените му заместници да дава справки и информация на лица и организации, които не членуват в БФСп.
11/ Лицата и организациите, нечленуващи в БФСп, получават информация срещу заплащане, като сумата се определя въз основата на писмен договор. Договорът трябва да е съобразен със статута на документацията, представляваща интерес. БФСп пази правата на авторите на информацията.
12/ Да дава справки на УС, Председателя на БФСп или упълномощените му заместници.
13/ Дейността на ЗГК се ръководи от настоящия Правилник, Правилника за съставяне, графично изпълнение и оформяне на документацията и други нормативни документи на БФСп, отнасящи се до работата с информация.
чл.5 Kомпютърната база данни на ГКПБ се поддържа от отговорник на компютърната база данни (ОКБД) избиран от УС на БФСп. ОКБД е на пряко подчинение на ЗГК и се отчита пред УС.
СЪДЪРЖАНИЕ И ПОДРЕДБА НА ГЛАВНАТА КАРТОТЕКА
чл.6 ГКПБ съдържа систематизирана информация за проучените пещери в България.
чл.7 За всяка проучена пещера се комплектова отделна папка, съдържаща следните
основни документи:
книжни копия на оригинални карти на проучените пещери, изготвени съгласно приетите
стандарти;
умалено копие на обекта във формат А4 или А3;
копие от карнета;
морфологично описание на пещерите;
техническо описание на пещерите и пропастите;
фишове А и Б по образец;
снимки на входовете и/или вътрешността на обектите;
резултати от извършени научни наблюдения;
приемно-предавателен протокол, с който се изяснява статутът на ползване на
материалите.
чл.8 Материалите са групирани в картотечни шкафове по административни области и в класьори за папки по селища.
чл.9 Проучените пещери се описват в следните регистри:
1/ Общ картотечен регистър, в който се отразяват основни данни за всяка пещера по реда на нейното вписване в него. В регистъра се отразява поредният номер на вписване на обекта, номерът му съгласно районирането на пещерите в България (по Вл.Попов), името, селището и областта, в които се намира, неговите дължина и денивелация.
2/ Областен /окръжен/ регистър, в който се отразяват посочените в т.1 данни за пещерите, привързани към местонахождението им по селища в съответната област.
3/ Районен регистър, включващ данни за пещерите на територията на съответния район съгласно районирането на В. Попов.
4/ Електронна база данни с идентификатори, включващи всички основни данни за пещерите.
ИЗИСВАНИЯ ЗА ПРИЕМАНЕ НА ДОКУМЕНТИ
Чл.10 В ГКПБ се приемат само документи, отговарящи на изискванията на Правилника за съставяне, графично изпълнение и оформяне на документация. Документи, които не отговарят на изискванията, се връщат на приносителя до пълното им комплектоване и привеждане в стандартен вид.
Чл.11 Допуска се внасянето на документи на магнитен или оптичен носител, но придружено от документите по чл. 7 от настоящия правилник.
Чл.12 В картотеката не се приемат паусните оригинали на картираните пещери;
СЪХРАНЯВАНЕ НА МАТЕРИАЛИТЕ В КАРТОТЕКАТА И АКТУАЛИЗАЦИЯ НА ДАННИТЕ
Чл.13 Материалите в картотеката, с изключение на компютърната база данни, се съхраняват в заключени метални шкафове. Свободен достъп до шкафовете имат ЗГК и Председателят на БФСп или упълномощените му заместници.
Чл.14 Компютърната база данни се съхранява в компютър на БФСп и се обслужва от Председателя на БФСп, ЗГК и упълномощените им заместници.
Чл.15 Актуализацията на данните в ГКПБ и компютърната база данни се извършва текущо от ЗГК и ОКБД.
Чл.16 Актуалните карти на вече регистрирани обекти се поставят в тяхната папка, а за променените данните се вписват в съответните регистри. При установяване на дублиране на графична и текстова информация материалите се поставят в една от папките. Поредният регистрационния номер на дублирания обект не се заличава, а срещу него се поставя знак за равенство и се изписва другият регистрационния номер, под който пещерата е била вече вписана.
Чл.17 Забранява се ЗГК да прави самоволни и нерегламентирани промени на приетия ред на картотеката, да снема от регистъра картни и други материали, да заличава и прехвърля вече съществуващи регистрационни номера на пещери, да променя имената на обектите дадени от техните изледователи (освен ако не се установи, че съществува местно име), да отказва приемането на материали, освен ако не отговарят на приетите стандарти и да променя номерацията на подържаните от него регистри. Именуването на пещерите в район, отдалечен от населени места (примерно “Барки 14”), които нямат местни имена, се извършва по иметo на района и по реда на картирането им, а работните имена, дадени от изследователите, се записват като синоними.
Чл.18 Промени в структурата на компютърната база данни се правят само от отговорника на компютърната база данни (ОКБД).
Чл.19. Дейностите за подържане на ГКПБ се осигуряват финансово от БФСп. За целта въз основа на аргументирано предложение на ЗГК в Бюджета за всяка календарна година се предвиждат съответните средства.
РЕД ЗА ПОЛЗВАНЕ НА КАРТОТЕКАТА
Чл.20 Безплатна информация от картотеката могат да получават всички редовно отчетени колективни членове на федерацията, нейните почетни членове, авторите на документация и лицата, за които тя представлява научен интерес.
Чл.21 Информация от научен интерес се предоставя след сключване на договор, в който потребителят изрично декларира, че ще цитира източника на информацията (ГКПБ при БФСп) и ще предостави печатно копие от научната разработка, в която информацията ще бъде използвана.
Чл.22 Колективните членове на федерацията получават информация чрез свои упълномощени лица. Пълномощията се дават от клуба съобразно вътрешния му ред. Не се допуска предоставянето на информация на неупълномощени лица.
Чл.23 Материалите се ползват само на място. Забранява се на неслужебни лица да изнасят каквито и да е картотечни материали извън сградата на БФСп. По изключение материали могат да се изнасят с разрешение от Председателя на БФСп или упълномощените му заместници с придружител или с оставяне на паричен депозит. Взетите материали, срокът и целите за заемане се описват в приемно-предавателен протокол, който се подписва от двете страни.
Чл.24 БФСп като собственик на ГКПБ може да предоставя материали за публикации на своите членове във връзка с тяхната работа, а при поискване и на авторите на съответните материали (карти, описания и т.н.). Това е възможно само при условие, че не противоречи на условията, декларирани в приемно-предавателния протокол отнасящ се за съответните материали.
Чл.25 Лица и организации, които не членуват в БФСп и искат информация за комерсиални цели, получават такава само срещу заплащане. В този случай отношенията между БФСп и потребителя се уреждат въз основа на писмен договор. БФСп не може да отстъпва авторски права върху информацията. Сумите по договора се разпределят както следва: 80% за авторите и 20% за поддържане на ГКПБ.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Чл.26 Правилникът урежда въпросите за предаване, приемане, поддържане, съхранение и ползване на данните от ГКП в България при Българската федерация по спелеология. Той е задължителен за всички членове на федерацията и завеждащия главната картотека и служебните й лица.
Чл. 27 ЗГК, ОКБД и служебните лица, нарушили наредбата, носят административна и гражданска отговорност.
Чл. 28 С предаването на документи в ГКПБ съответните им автори дават
разрешението си тези документи да се ползват от членовете на БФСп съобразно идеалните цели на сдружението и настоящия Правилник, ако не е изрично указано друго с приемо-предавателен протокол.
Чл.29 Настоящият правилник е приет от УС на БФСп с Реш. №1 от Протокол №5/07.02.2003 г. и е изменен с Реш. №1 от заседание на УС на БФСп проведено на 25.08.2009 г.г. Правилникът и измененията в него влизат в сила от деня на оповестяването им сред членовете на БФСп.